Studia podyplomowe dla pracowników: dofinansowanie z KFS i BUR

Podstawa. Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia wymienia wśród kosztów KFS należności dla instytucji realizującej studia podyplomowe, osobno od szkoleń. Fundusz może sfinansować studia pracownika, pracodawcy, osoby prowadzącej działalność i osoby na umowie cywilnoprawnej. We wniosku PSZ-KFS studia są osobną formą, a dołącza się do niego program z efektami uczenia się i wzór dokumentu ukończenia, o ile nie wynika on z przepisów.

Uczelnia nie musi być w BUR. Wpis do Bazy Usług Rozwojowych jest w KFS obowiązkowy tylko dla realizatorów szkoleń, co ministerstwo pisze w wytycznych wprost. Lista kontrolna Urzędu Pracy m.st. Warszawy wskazuje, że realizator studiów ma być uczelnią uprawnioną do ich prowadzenia.

Ile pokrywa. Do 70 procent kosztów, a do 90 procent dla firm bez pracowników albo zatrudniających w dniu złożenia wniosku najwyżej 9 osób w przeliczeniu na pełne etaty, nie licząc właścicieli i samozatrudnionych. Najwyżej 200 procent przeciętnego wynagrodzenia na uczestnika w roku, łącznie we wszystkich urzędach pracy, czyli 18 466,26 zł przy kwocie z II kwartału 2026 (9 233,13 zł, stosowanej od 1 września 2026). Liczy się kwota z dnia zawarcia umowy, a zmienia się ona co kwartał, od pierwszego dnia miesiąca po komunikacie GUS, więc po komunikacie za III kwartał 2026 limit się zmieni. Roczny limit na firmę to od 4 do 14 przeciętnych wynagrodzeń, zależnie od zatrudnienia. Usługi uczelni w zakresie kształcenia są zwolnione z VAT, więc do ceny studiów nie dolicza się podatku.

Co ocenia urząd. Studia muszą mieścić się w priorytecie na dany rok, chyba że urząd ogłosi nabór na pozostałe środki bez priorytetów, a kompetencje muszą być bezpośrednio związane z zadaniami na stanowisku, potrzebami firmy albo planami zatrudnienia. Warszawa, Wrocław, Szczecin, Pajęczno, Sztum i Środa Wielkopolska wyłączają studia wyższe, takie jak licencjackie i magisterskie, ale nie podyplomowe.

Studia dłuższe niż rok. Przepisy i wytyczne nie mają osobnej zasady dla studiów dłuższych niż rok ani dla płatności za semestry. Według wytycznych urząd wypłaca pieniądze w roku, z którego puli je przyznał, a firma może zapłacić wykonawcy w następnym roku. W uzasadnionych przypadkach z puli danego roku można sfinansować kształcenie zaczynające się do końca lutego następnego roku. Ministerstwo wprowadziło ten wyjątek między innymi z myślą o studiach podyplomowych. Urzędy bywają surowsze: w 8 z 12, których zasady sprawdziliśmy (Warszawa, Słupsk, Skierniewice, Sokołów Podlaski, Pajęczno, Lębork, Człuchów i Sztum), a poza tą próbą także w Mikołowie i Wągrowcu, pieniądze z KFS 2026 trzeba wydać albo zapłacić w 2026 roku. Warszawa, Słupsk i Skierniewice wprost wymagają zapłaty uczelni w 2026 roku, Skierniewice także przy studiach zaczynających się w styczniu albo lutym 2027. W takich urzędach przy fakturach semestralnych trzeba uzgodnić z uczelnią fakturę i płatność za całość do końca grudnia. Nie znaleźliśmy zasady pozwalającej sfinansować drugi rok studiów z puli następnego roku, więc studia dwuletnie trzeba omówić z urzędem przed wnioskiem. Wytycznych na 2027 rok jeszcze nie ma, więc nie wiadomo, czy wyjątek do końca lutego zostanie.

Przykłady zasad urzędów. Słupsk wymaga zaświadczenia z terminami studiów, semestralnych zaświadczeń o kontynuacji i kopii świadectwa z suplementem, a Lębork i Człuchów zaświadczenia uczelni z datą rozpoczęcia i zakończenia. Sokołów Podlaski przy studiach przekazuje pieniądze przed ich rozpoczęciem. Gdynia, Słupsk, Szczecin i Łuków wymagają osobnego wniosku na każdą formę kształcenia, więc studiów nie łączy się w jednym wniosku ze szkoleniem. Zasady Wejherowa dosłownie ograniczają do 200 procent przeciętnego wynagrodzenia w roku budżetowym sam koszt studiów na pracownika, więc studia droższe niż ten limit trzeba tam wyjaśnić z urzędem.

Tylko przez BUR. W programach regionalnych operatorzy dofinansowują usługi z Bazy Usług Rozwojowych, więc studia muszą być tam opublikowane, a zapis odbywa się w BUR z numerem ID wsparcia. 19 października 2026 wyszukiwarka pokazywała 347 ofert studiów podyplomowych od 49 dostawców, prawie wyłącznie uczelni. Studia nie mogą być w BUR wyłącznie samodzielną nauką na platformie, ale zajęcia zdalne na żywo są możliwe. Poziom, limity i terminy podają regulaminy operatorów, a wielkość firmy liczy się według definicji MŚP.

W lubelskim i opolskim przeczytane dokumenty nie wspominają o studiach, więc ich nie wyłączają, ale też nie potwierdzają. W lubelskim cały koszt usług na osobę w projekcie, razem z wkładem, nie może przekroczyć 5 000 zł netto. W pomorskim nie ma dofinansowania usług z BUR dla firm, są tylko projekty dla osób, więc firmom zostaje KFS.

Start przed umową albo przed zapisem. KFS nie finansuje kształcenia rozpoczętego przed podpisaniem umowy z urzędem, więc wniosek na studia od października trzeba złożyć z dużym wyprzedzeniem. W Gdyni, Kwidzynie i Słupsku kształcenie może zacząć się najwcześniej 60 dni po złożeniu wniosku, w Lęborku 40 dni. W programach regionalnych zapis w BUR z numerem ID wsparcia musi nastąpić przed startem (wyjątek w małopolskim opisuje tabela), a w lubuskim i u WARP w wielkopolskim zgłoszenie składa się z wyprzedzeniem podanym w tabeli.

Umowa uczestnika krótsza niż studia. Według urzędu w Nowym Dworze Mazowieckim umowę na czas określony albo cywilnoprawną należy przedłużyć na cały czas kształcenia, a Skierniewice nie finansują pracownika zatrudnionego krócej, niż trwa kształcenie. Po studiach zatrudnienie uczestnika trzeba utrzymać co najmniej 3 miesiące, z wyjątkami, na przykład gdy umowę rozwiąże sam pracownik. Inaczej firma zwraca pieniądze z odsetkami i przez rok od ukończenia kształcenia nie dostanie środków z KFS.

Przerwane studia. Gdy uczestnik bez uzasadnionej przyczyny nie ukończy studiów, firma zwraca kwotę wydaną na niego z odsetkami ustawowymi od dnia wypłaty, a według wzoru umowy ministerstwa zawiadamia urząd w 7 dni. W Warszawie i we Wrocławiu, gdy uczestnik nie może wziąć udziału w studiach, na które pieniądze już wpłynęły, firma zwraca pełną kwotę, którą wydała albo miała wydać, z odsetkami. W śląskim zwrot przychodzi dopiero po ukończeniu studiów, więc przy przerwaniu firma zostaje z całym kosztem, w dolnośląskim oddaje zwroty cząstkowe z odsetkami, a u MARR w małopolskim cała usługa jest niekwalifikowana, gdy uczestnik nie osiągnie efektów uczenia się. Wytyczne KFS zalecają opisać w umowie z pracownikiem, co się dzieje, gdy zmieni pracę w trakcie kształcenia.

Zmiany po umowie. Według wytycznych zmianę uczestnika albo terminu wprowadza się aneksem, bo bez niego urząd może uznać warunki umowy za niedotrzymane. W Warszawie i Starogardzie Gdańskim zmiany są możliwe tylko w wyjątkowych sytuacjach, a w Jaśle zmiana uczestnika, studiów albo realizatora po podpisaniu umowy jest niemożliwa.

Właściciel spółki. W Szczecinie KFS nie sfinansuje studiów prezesa zarządu spółki kapitałowej, który jest jej jedynym udziałowcem. Członek zarządu może dostać finansowanie, gdy umowę o pracę zawarła z nim rada nadzorcza albo pełnomocnik zgromadzenia wspólników, a obowiązki nie pokrywają się z funkcją w zarządzie.

Opisy na stronach uczelni. Na trzech z czterech stron uczelni, które przeczytaliśmy, KFS opisano według zasad sprzed 2026 roku: 80 albo 100 procent kosztów i limit 300 procent przeciętnego wynagrodzenia. Czwarta pisze, że kształcenie z KFS może prowadzić tylko podmiot z BUR. Obowiązują ustawa i zasady Waszego urzędu.

Ten artykuł opisuje to, co dotyczy studiów podyplomowych. Pozostałe zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego, w tym wniosek, umowę i rozliczenie, opisaliśmy na osobnej stronie, a ścieżkę przez operatorów regionalnych na stronie o tym, jak działa dofinansowanie przez Bazę Usług Rozwojowych.