Z czego firma może sfinansować szkolenie pracowników

Kto może złożyć wniosek

Podmiot, który przez co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio przed złożeniem wniosku opłacał składki na Fundusz Pracy albo jest z nich zwolniony z mocy prawa. To nowy warunek i w praktyce odcina firmy, które opłacają te składki krócej niż 6 miesięcy i nie są z nich zwolnione. Czy takim zwolnieniem jest ulga na start albo mały ZUS, ustawa wprost nie przesądza, dlatego przed naborem sprawdzamy, jak ocenia to Wasz urząd.

Ze środków mogą skorzystać pracownicy, sam pracodawca, a także osoby świadczące usługi na podstawie umów cywilnoprawnych oraz osoby prowadzące działalność gospodarczą.

Co można sfinansować

Szkolenia, weryfikację kompetencji zakończoną certyfikatem, studia podyplomowe, wymagane badania lekarskie i psychologiczne oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków związane z kształceniem.

Priorytety

Minister właściwy do spraw pracy wyznacza na dany rok nie więcej niż cztery priorytety krajowe. Nowością od 2026 jest to, że województwo może dołożyć do trzech priorytetów własnych, a powiat jeden. Wniosek poza priorytetem nie dostanie pieniędzy w naborze według priorytetów, nawet jeżeli jest poprawny formalnie, a nabór dla wniosków spoza priorytetów urząd może ogłosić dopiero wtedy, gdy zostaną mu wolne środki. Dlatego dobranie szkolenia do priorytetu obowiązującego w Waszym powiecie jest pierwszą rzeczą, którą sprawdzamy.

Limity w złotych, priorytety na 2026 i 2027 rok, kwoty w województwach i kalendarz naborów opisują zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego.

Baza Usług Rozwojowych to prowadzony przez PARP rejestr firm szkoleniowych i ich usług. Jeżeli finansowanie idzie ze środków europejskich, szkolenie musi być w tej bazie opublikowane, a firma musi mieć w niej konto. Usługę i jej dostawcę z tej bazy dobieramy za Was tak, żeby spełniały warunki operatora w Waszym województwie.

Pieniędzmi w każdym województwie dysponuje operator wyłoniony w konkursie. To on ogłasza nabory, ustala poziom dofinansowania i prowadzi rozliczenie. Dlatego warunki w dwóch sąsiednich województwach potrafią się różnić i nie da się podać jednej liczby dla całego kraju.

Różnice dotyczą tego, jaki procent kosztu pokrywa dofinansowanie, czy premiowane są konkretne branże albo grupy pracowników, jaka jest maksymalna kwota na firmę i na uczestnika oraz kiedy otwiera się nabór. Ostatni punkt jest najbardziej bolesny, bo pule w części regionów wyczerpują się w kilka minut.

Jak firma dostaje dofinansowanie krok po kroku, czym różnią się województwa i czego regulaminy wymagają od firmy, opisuje strona o tym, jak działa dofinansowanie przez Bazę Usług Rozwojowych.

Dofinansowanie do szkolenia jest pomocą de minimis, czyli wsparciem publicznym na tyle małym, że nie wymaga zgody Komisji Europejskiej. Taka pomoc ma jeden wspólny limit na firmę: 300 000 euro w okresie trzech lat.

Limit obejmuje wszystko, co firma dostała jako de minimis, a nie tylko szkolenia: dotacje, umorzenia, preferencyjne pożyczki, zwolnienia podatkowe. Dlatego pytanie o wcześniejszą pomoc zadajemy w pierwszej rozmowie, zanim zaczniemy cokolwiek planować.

Trzy rzeczy, które zmieniły się w ostatnich latach i o których wiele firm nie wie:

Okres trzech lat liczy się ruchomo. Nie chodzi o lata kalendarzowe, tylko o trzy lata wstecz od dnia przyznania pomocy. Limit odnawia się więc stopniowo, a nie skokowo 1 stycznia.

Transport drogowy towarów nie ma już osobnego limitu. Wcześniej wynosił 100 000 euro, teraz te firmy mieszczą się w ogólnym limicie 300 000 euro.

Od 1 stycznia 2026 pomoc trafia do centralnego rejestru. Wykorzystanie limitu jest widoczne dla wszystkich instytucji udzielających wsparcia, więc rozbieżności w oświadczeniach wychodzą od razu.

Osobna kwestia to powiązania między firmami. Jeżeli kilka spółek łączą powiązania osobowe lub kapitałowe, przepisy każą traktować je jako jedno przedsiębiorstwo i liczyć im wspólny limit. W programach regionalnych to samo kryterium decyduje o wielkości firmy, a od niej zależy poziom dofinansowania. W Krajowym Funduszu Szkoleniowym o 70 albo 90 procentach decyduje sama liczba etatów firmy, która składa wniosek. Dlatego o powiązania pytamy na samym początku.

Wkład własny to ta część kosztu szkolenia, która zostaje po stronie firmy. Przy KFS jest to 10 albo 30 procent, zależnie od liczby zatrudnionych. Przy operatorach regionalnych najczęściej od 20 do 50 procent, zależnie od województwa.

Wkład własny wpłaca się przed szkoleniem i trzeba go udokumentować przy rozliczeniu. Nie da się go pominąć ani rozliczyć pracą własną pracowników, i to jest moment, w którym część firm wycofuje się z procesu. Dlatego konkretną kwotę podajemy w kosztorysie, zanim cokolwiek podpiszecie, a nie po przyznaniu środków.