Szkolenia online i dofinansowanie: zasady BUR, PSF i KFS

Jedno pole w karcie. Karta usługi szkoleniowej w Bazie Usług Rozwojowych (BUR) ma pole „Forma świadczenia usługi” z jedną z sześciu opcji: stacjonarna, zdalna w czasie rzeczywistym, zdalna i trzy formy mieszane, z których każda łączy dwie z tych trzech.

Na żywo albo bez trenera. Szkolenie, w którym trener prowadzi zajęcia przez komunikator w tym samym czasie co uczestnicy, to usługa zdalna w czasie rzeczywistym. Sama „usługa zdalna” to według regulaminu BUR nauka z materiałem bez równoczesnego udziału prowadzącego, a regulaminy w dolnośląskim i lubuskim nazywają ją wprost dawnym e-learningiem. W sprawdzonych regulaminach operatorów wyłączenie „usług zdalnych” oznacza właśnie e-learning, nie szkolenie na żywo.

Karta szkolenia na żywo. Zamiast adresu karta podaje platformę lub komunikator, wymagania dla komputera i łącza oraz konieczność kamery i mikrofonu. Limit 30 uczestników obejmuje szkolenie na żywo tak samo jak stacjonarne. Link do spotkania dostawca wpisuje w karcie najpóźniej dzień przed startem, ale widzą go tylko administratorzy BUR.

Termin zapisu. Regulamin BUR każe zapisać pracownika najpóźniej dzień przed startem i zwalnia z tego tylko usługi w formie zdalnej, czyli bez prowadzącego. Na szkolenie na żywo obowiązuje więc ten sam termin co na stacjonarne, a część operatorów wymaga więcej.

Kto ogranicza formy. Regulamin BUR i wytyczne dla projektów z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus nie wykluczają żadnej formy i nie podają progu obecności. Robią to regulaminy projektów, a w dolnośląskim, lubuskim i mazowieckim wymagają też zgodności szkolenia na żywo ze Standardem Usług Zdalnego Uczenia się, załącznikiem do regulaminu BUR.

Tabela pokazuje zapisy regulaminów projektów podmiotowego systemu finansowania (PSF) dla firm. „Brak zapisu” oznacza, że regulamin sprawy nie rozstrzyga i przed zapisem trzeba ją potwierdzić u operatora.

Zasada BUR. Dostawca dokumentuje obecność wszystkich uczestników, na przykład raportem czasu zalogowania z platformy albo potwierdzeniami mailowymi, i sporządza listę obecności. Każdy uczestnik loguje się z własnego konta, na osobnym urządzeniu, choć świętokrzyski załącznik o szkoleniach zdalnych wyjątkowo dopuszcza kilka osób przy jednym komputerze. Komputer z kamerą zapewnia uczestnikom firma według regulaminów w dolnośląskim, lubuskim i mazowieckim, w WARP i w ARR Konin.

Raporty, maile i zrzuty ekranu. Na Mazowszu do rozliczenia dołącza się potwierdzenie obecności z systemu z godzinami zgodnymi z kartą, a przy awarii odręcznie podpisane oświadczenie. W FUR 3 firma przedkłada raporty z platformy w formacie PDF z godzinami logowania i wylogowania. U sprawdzonych operatorów łódzkich obecność potwierdza raport logowań albo lista obecności, którą trener sporządza z maili każdego uczestnika wysłanych na początku i na końcu każdego dnia zajęć, a zbiorcze maile po kilku usługach nie wystarczą. W świętokrzyskim przy komunikatorach minimum to zrzuty ekranu z początku i końca każdej sesji, z datą, godziną i listą zalogowanych.

Kamera i nagranie. W dolnośląskim, mazowieckim i w ARR Konin uczestnictwem jest tylko udział przy włączonej kamerze, która pozwala zidentyfikować uczestnika, bez stop-klatki i bez zajmowania się czymś innym. W 4 z 5 projektów małopolskich dostawca nagrywa całe szkolenie, a w MARR i NetBon 2 czas, w którym nie widać twarzy uczestnika, liczy się jako nieobecność. Nieobecność powyżej 20 procent czasu odbiera tam dofinansowanie całej usłudze tego uczestnika.

Monitoring i ankieta. Przy audycie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości dostawca wpuszcza audytorów na szkolenie jako obserwatorów. Większość operatorów z tabeli może też dołączyć do trwającego szkolenia, a bez zapowiedzi według regulaminów albo wzoru umowy w dolnośląskim, podkarpackim, śląskim, mazowieckim, w MARR i u TECHPAL. Po szkoleniu online ankietę w BUR wypełniają pracownik i firma, a bez niej koszt usługi nie jest kwalifikowalny.

Przepisy nie zakazują żadnej formy. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w wytycznych dla urzędów pracy na 2026 rok pisze, że przepisy o Krajowym Funduszu Szkoleniowym (KFS) nie zakazują żadnej formy szkoleń, i zwraca uwagę na szkolenia online. Wytyczne nie są jednak źródłem prawa, a w sprawach nieuregulowanych w ustawie i rozporządzeniu decyduje urząd, który według wytycznych ogłasza zasady przed naborem i nie powinien ich zmieniać w trakcie.

Urzędy różnią się. Urzędy w Dąbrowie Górniczej i Warszawie wprost dopuszczają szkolenia online, a Sztum także e-learning i formę hybrydową. Środa Wielkopolska i Pleszew z form zdalnych finansują tylko online w czasie rzeczywistym. W Szczecinie na różne formy składa się osobne wnioski. Warszawa i Wrocław mogą żądać linków do szkolenia online na potrzeby kontroli, a w Słupsku firma musi umożliwić kontrolującym zalogowanie się na platformie. Urząd w Bytowie w II naborze 2026 uwzględnił do realizacji wniosek na kurs online o sztucznej inteligencji w księgowości i kadrach, 1 043 zł dla jednej osoby.

Punkty za formę. Urząd w Zgierzu w karcie oceny na 2026 rok daje za sposób organizacji 7 punktów szkoleniu stacjonarnemu w miejscu wskazanym przez ośrodek, 5 w siedzibie firmy, 3 hybrydowemu i 1 online, a za koszt osobogodziny online i hybrydowego 2 punkty do 90 zł i 1 do 120 zł, stacjonarnego 5 punktów do 150 zł i 3 do 300 zł. Przykład: 16-godzinny kurs online za 1 200 zł na osobę to 75 zł za godzinę i 3 punkty w tych dwóch kryteriach, a ten sam kurs w miejscu wskazanym przez ośrodek za 2 000 zł to 125 zł za godzinę i 12 punktów.

Poziom, limit i BUR. KFS pokrywa do 70 procent kosztu, a firmom bez pracowników i zatrudniającym w dniu złożenia wniosku najwyżej 9 osób w przeliczeniu na pełne etaty do 90 procent, w obu przypadkach najwyżej 200 procent przeciętnego wynagrodzenia na uczestnika, czyli 18 466,26 zł przy wynagrodzeniu 9 233,13 zł stosowanym od 1 września 2026, a limit zmienia się co kwartał. Od 1 stycznia 2026 szkolenie z KFS musi prowadzić realizator wpisany do BUR, ale nie znaleźliśmy wymogu, by samo szkolenie miało kartę w BUR, więc o formie decydują zasady urzędu.

Forma mieszana z e-learningiem. Sprawdzajcie pole formy w karcie: nawet część godzin w e-learningu odbiera dofinansowanie w lubuskim, mazowieckim, małopolskim, u sprawdzonych operatorów łódzkich i w trzech projektach wielkopolskich.

Dane dostępowe przed startem. Operator potrzebuje linku do szkolenia z wyprzedzeniem: co najmniej 3 dni przed startem w FUR 3, 2 dni robocze w MARR i NetBon 2, 2 dni między innymi w WARP, ARR Konin i ŁARR. Brak dostępu może odebrać usłudze dofinansowanie, wprost między innymi w łódzkim, małopolskim i zachodniopomorskim.

Zapis z wyprzedzeniem. Na szkolenie na żywo zapisujecie pracownika z ID wsparcia co najmniej 4 dni przed startem w Bonie dla Podhalańskiego Przedsiębiorcy 2 i Tarnowskich Bonach Rozwojowych, w obu także na formę mieszaną ze stacjonarną, w Sądeckich Bonach Szkoleniowych II i w ARR Konin, przy czym w tych trzech projektach małopolskich krótszy termin wymaga zgody operatora. W NetBon 2 usługę trzeba wybrać w BUR najpóźniej 2 dni robocze przed startem, a w lubuskim zapis i wniosek o bony składa się co najmniej 14 dni przed, w obu przypadkach przy wszystkich formach.

Nieobecność bez uprzedzenia. W ARR Konin i na Mazowszu operator może obniżyć albo odebrać dofinansowanie, gdy pracownik był nieobecny, a nieobecności nie zgłoszono co najmniej 24 godziny wcześniej, w Koninie już przy jednej takiej nieobecności.

Koniec projektów. W Bonie dla Podhalańskiego Przedsiębiorcy 2 i Tarnowskich Bonach Rozwojowych usługa musi się zakończyć do 30 listopada 2026, dłużej tylko za zgodą operatora, a w projekcie Łódzkiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej do 31 grudnia 2026. W NetBon 2 wszystkie usługi muszą być rozliczone do 10 grudnia 2026, a w MARR usługa musi się zakończyć najpóźniej w ostatnim dniu ważności bonów, który nie może przypaść później niż 5 grudnia 2026, i po tej dacie nie da się już przedłużyć bonów ani realizować usług.

Sprawdzamy, czy forma usługi pasuje do regulaminu Waszego operatora. Ustalamy, który operator obsługuje Waszą firmę, czy jego regulamin finansuje formę z karty usługi i jakie stawia warunki: kamera, nagranie, terminy, próg obecności.

Wybieramy za Was usługę. Wybieramy za Was szkolenie w BUR spełniające te warunki i pilnujemy terminów zapisu, danych dostępowych i ankiety. Gdy Wasz projekt nie finansuje potrzebnego szkolenia online, liczymy, czy lepiej sprawdzi się wersja stacjonarna albo Krajowy Fundusz Szkoleniowy.

Operatorów, poziomy dofinansowania i kolejne kroki opisujemy na stronie jak działa dofinansowanie przez Bazę Usług Rozwojowych, a drugą drogę na stronie o zasadach Krajowego Funduszu Szkoleniowego.