Rozliczenie usługi z BUR: dokumenty, terminy i powody odmowy

Operatorzy dopisują własne warunki. Wytyczne mówią o spełnieniu „co najmniej” tych pięciu warunków, a lista operatora ma 8 punktów w dolnośląskim, w tym przelew całej ceny z rachunku firmy, 14 w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Kielcach i 17 w FUR 3, gdzie koszt usługi nie może przekroczyć rocznego obrotu firmy.

Wydatek sprzed umowy wsparcia jest niekwalifikowalny między innymi w dolnośląskim, podlaskim, świętokrzyskim, w FUR 3 i u ARR MARR w Mielcu. U trzech operatorów w zachodniopomorskim, w opolskim oraz u trzech operatorów w podkarpackim, czyli w Rzeszowskiej Agencji Rozwoju Regionalnego, u STAWIL i w Przemyskiej Agencji Rozwoju Regionalnego, może poprzedzić umowę, ale nie złożenie dokumentów zgłoszeniowych, i idzie na ryzyko firmy. W Rzeszowskiej Agencji Rozwoju Regionalnego dotyczy to tylko zaliczki, na przykład za rezerwację miejsca.

Próg ustala operator. Regulamin BUR i wytyczne nie podają procentu obecności na usłudze rozwojowej. Co najmniej 80 procent wymagają wprost regulaminy w 7 województwach: lubuskim, łódzkim (u 3 sprawdzonych operatorów), małopolskim, opolskim, śląskim (w 6 sprawdzonych regulaminach), w podkarpackim u ARR MARR w Mielcu i w warmińsko-mazurskim w FUR 3. TECHPAL w warmińsko-mazurskim wymaga 100 procent godzin, a 80 procent dopuszcza tylko przy zdarzeniu losowym. FUR 3 wymaga do zaświadczenia 100 procent zajęć, a bez zaświadczenia koszt jest niekwalifikowalny, dlatego ten próg sprawdzamy u operatora.

Nieobecność. W Małopolskiej Agencji Rozwoju Regionalnego (MARR) nieobecność, także usprawiedliwiona, powyżej 20 procent czasu wyklucza koszt całej usługi uczestnika, poza studiami podyplomowymi, a usługę zdalną dostawca nagrywa i czas, w którym nie widać uczestnika, liczy się jako nieobecność. W dolnośląskim, mazowieckim i wielkopolskim sprawdzone regulaminy progu nie mają, ale w dolnośląskim operator ma prawo odmówić refundacji za każdy dzień nieobecności stwierdzonej na wizycie monitoringowej, a w mazowieckim może obniżyć albo odebrać refundację za nieobecność niezgłoszoną co najmniej 24 godziny wcześniej. W zachodniopomorskim obecne regulaminy progu nie mają, ale zasady instytucji pośredniczącej dla projektów wybranych 17 września 2026 wymagają 80 procent godzin, o ile karta usługi albo umowa z dostawcą nie mówi inaczej.

Ankieta. Otwiera się, gdy dostawca nada status „ukończył” albo „nie ukończył”, a gdy nie zaktualizuje listy w ciągu 7 dni od zakończenia usługi, pracodawca i pracownicy dostają status „nie uczestniczył” i ankiet nie ma. Odpowiedź tylko na część pytań liczy się jako brak oceny. Ankietę wypełnia uczestnik i przedstawiciel pracodawcy, a właściciel, który sam się szkoli, wypełnia ją dwa razy. Regulamin BUR nie podaje terminu końcowego, wyznaczają go niektórzy operatorzy: MARR 7 dni kalendarzowych, Fundacja Rozwoju Regionu Rabka i Sądeckie Bony Szkoleniowe II 5 dni roboczych, sprawdzone projekty w śląskim 17 dni, a Wielkopolska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (WARP) 10 dni kalendarzowych.

Bez ankiety w dolnośląskim nie ma refundacji, w Łódzkiej Agencji Rozwoju Regionalnego (ŁARR) i Łódzkiej Specjalnej Strefie Ekonomicznej (ŁSSE) cały koszt pokrywa firma, a w FUR 3 wypłata czeka na uzupełnienie oceny.

W 9 województwach z refundacją rozliczenie składa firma. W bonach w kujawsko-pomorskim, lubuskim, łódzkim i małopolskim rozlicza dostawca, a w modelu z depozytem w opolskim i śląskim wniosek składa firma, a operator płaci dostawcy.

Termin złożenia liczy się od zakończenia usługi, sprawdzenie od złożenia dokumentów, a wypłata od zatwierdzenia, o ile nie zaznaczono inaczej. Rodzaj dni ma znaczenie: 10 dni kalendarzowych w WARP to mniej niż 10 dni roboczych w mazowieckim. W wielu regulaminach wypłata zależy od pieniędzy na koncie projektu, a w podlaskim i opolskim odsetki za opóźnienie nie przysługują.

Spóźnione rozliczenie. W dolnośląskim oznacza brak refundacji, a w opolskim operator może rozwiązać umowę i firma pokrywa wtedy cały koszt usługi. W lubelskim, świętokrzyskim i u dwóch operatorów w podkarpackim spóźnienie może skutkować odmową. W bonach termin dotyczy dostawcy, ale skutki są różne: w MARR i w Fundacji Rozwoju Gminy Zelów koszt ponosi dostawca, w ŁSSE firma, a w ŁARR regulamin obciąża dostawcę, ale wzór umowy wsparcia firmę. Dlatego radzimy zapisać ten termin i jego skutki w umowie z dostawcą.

Brak uzupełnień. Na poprawki są 3 dni robocze w opolskim, a 5 w dolnośląskim i u KARR. W ŁARR i ŁSSE, gdy dostawca nie uzupełni dokumentów w 10 dni roboczych, koszt usługi ponosi firma.

Niezgodność z Kartą Usługi. Program, forma, wymiar godzin, termin i miejsce muszą zgadzać się z kartą. Cena z faktury nie może przekroczyć ceny z karty między innymi w świętokrzyskim, opolskim i w FUR 3. Gdy ją przekroczy, u KARR i w podlaskim dofinansowanie liczy się od ceny z karty, a w WARP wydatek może zostać uznany za niekwalifikowany.

Zmiany zgłoszone za późno. W WARP zmianę miejsca albo terminu usługi zgłasza się najpóźniej 3 dni kalendarzowe przed jej rozpoczęciem, a w naborze 1/RWS/2026 w mazowieckim najpóźniej 2 dni przed startem, bo inaczej urząd nie wypłaci pieniędzy.

Zapłata gotówką albo z cudzego rachunku. W mazowieckim zapłata z rachunku innego podmiotu co do zasady oznacza odmowę refundacji, a gotówki nie uznają między innymi TECHPAL i Rzeszowska Agencja Rozwoju Regionalnego. W świętokrzyskim refundacja wraca tylko na rachunek, z którego zapłacono.

Kontrola. Wizyta monitoringowa może odbyć się bez zapowiedzi. Po kontroli operator może, jak w dolnośląskim, wstrzymać wypłatę, obniżyć refundację albo od niej odstąpić, a pieniądze wypłacone za koszt niekwalifikowalny zwykle wracają z odsetkami jak dla zaległości podatkowych. Dokumenty przechowujecie 10 lat według regulaminów i umów z 6 województw, licząc od daty wskazanej przez operatora.

W projekcie OCRG dofinansowanie wynosi do 80 procent, a przed usługą wpłacacie operatorowi depozyt z wkładem własnym, co najmniej 20 procent, i ewentualnym VAT. Przy frekwencji poniżej 80 procent pełny koszt uczestnika pokrywa firma, nawet jeśli zdobył on zakładane kompetencje.

Wybieramy za Was usługę, którą da się rozliczyć. Przed umową wsparcia sprawdzamy kartę usługi, cenę, formę i dostawcę pod kątem warunków Waszego operatora.

Pilnujemy terminów i sprawdzamy z Wami dokumenty przed wysłaniem. Rozpisujemy daty statusów, ankiet, rozliczenia i uzupełnień, a fakturę, potwierdzenie przelewu, zaświadczenie, listy obecności i ankiety porównujemy z regulaminem, zanim trafią do operatora.

Cały system, od wyboru operatora do rozliczenia, opisujemy na stronie jak działa dofinansowanie przez Bazę Usług Rozwojowych.