Zapis pracowników na szkolenie w BUR z ID wsparcia krok po kroku

Konto ma osoba, profil ma firma. Konto w BUR jest bezpłatne. Zakłada je osoba fizyczna: konto oznacza jej adres e-mail, a przy rejestracji trzeba uwierzytelnić się w login.gov.pl profilem zaufanym, e-dowodem, bankowością elektroniczną albo certyfikatem kwalifikowanym. Od 1 stycznia 2026 logowanie do BUR działa wyłącznie przez login.gov.pl. W tym samym koncie dodajecie Profil Pracodawcy.

Co wpisujecie w profilu. NIP, nazwę, obszar działalności, typ pracodawcy, adres i e-mail. Profilu nie zatwierdza administrator BUR. W nim przypisujecie pracowników i zapisujecie ich na usługę. Regulamin BUR nie wskazuje, kto w firmie ma założyć profil, i nie wymaga do tego umocowania, a do jednego profilu może mieć dostęp kilku użytkowników. W lubuskim do wniosku dołączacie PDF z danymi firmy z konta w BUR jako potwierdzenie danych z wniosku.

Pracownicy mają własne konta. Wymagają ich między innymi regulaminy w mazowieckim, lubuskim i w Łódzkiej Specjalnej Strefie Ekonomicznej (ŁSSE). Powiązanie kont pracowników z profilem firmy wprost wymagają regulaminy w dolnośląskim i opolskim, Małopolskiej Agencji Rozwoju Regionalnego (MARR) i NetBon 2 w małopolskim, ARR MARR w Mielcu w podkarpackim oraz FUR 3 i TECHPAL w warmińsko-mazurskim. W dolnośląskim, opolskim, FUR 3 i TECHPAL właściciel jednoosobowej firmy rejestruje się jako użytkownik i jako pracodawca.

Konto u operatora to osobna rzecz. Część operatorów prowadzi własny system z osobnym kontem, na przykład mbon w MARR, gdzie loginem jest NIP, albo Witkac w mazowieckim i zachodniopomorskim. Infolinia BUR: 801 332 202 i 22 574 07 07, w dni robocze od 8:30 do 16:30.

Serwis BUR opisuje kolejność tak: wybór usługi, logowanie przez login.gov.pl, kontakt z operatorem, umowa z operatorem, który nada ID wsparcia, zapis z tym numerem i ankieta.

Regulamin BUR liczy dni kalendarzowe i z terminu dnia przed startem wyłącza tylko usługi zdalne bez prowadzącego, czyli e-learning, a nie zajęcia online na żywo. Zapisy może wcześniej zamknąć dostawca datą w karcie usługi, a na usługę bez wpisanej lokalizacji system nie przyjmuje zapisów od 5 dni przed startem. „Termin BUR” w tabeli oznacza, że operator nie podaje własnego.

Zapis bez ID wsparcia. W regulaminach albo wzorach umów z 9 województw, czyli dolnośląskiego, łódzkiego (ŁSSE), małopolskiego, opolskiego, podkarpackiego, świętokrzyskiego, warmińsko-mazurskiego, wielkopolskiego i zachodniopomorskiego, taki zapis oznacza albo może oznaczać koszty niekwalifikowane lub brak refundacji. W pozostałych takiego zdania nie ma: w kujawsko-pomorskim, podlaskim i śląskim zapis z ID jest warunkiem kwalifikowalności, a w lubelskim, lubuskim i mazowieckim ID służy do zapisu.

Zapis z konta pracownika. W MARR usługa, na którą zapisano kogoś z konta indywidualnego, nie podlega rozliczeniu, a koszt ponosi firma albo dostawca.

Niewłaściwy numer ID. TECHPAL uznaje koszty za niekwalifikowane, gdy przy zapisie nie wybrano prawidłowego ID, a ŁSSE i Regionalny Fundusz Szkoleniowy II wymagają numeru „prawidłowego” albo „właściwego”. Zapis można edytować najpóźniej dzień przed startem, ale żaden sprawdzony dokument nie opisuje poprawiania samego ID, więc taki błąd od razu zgłaszajcie operatorowi.

Zapis przed umową albo na inną usługę. W FUR 3 zapis przed zawarciem umowy oznacza koszty niekwalifikowane, a w MARR rozlicza się tylko godziny po umowie i po prawidłowym zapisie. W świętokrzyskim zapis na usługę inną niż zatwierdzona może skutkować uznaniem kosztów za niekwalifikowalne i odmową refundacji.

Za późny zapis. W MARR koszt udziału przy niedochowaniu terminu zapisu w całości nie podlega dofinansowaniu, a w Bonie dla Podhalańskiego Przedsiębiorcy 2, Tarnowskich Bonach Rozwojowych i Sądeckich Bonach Szkoleniowych II nie są dofinansowane usługi, na które zapis nastąpił później niż w terminie z regulaminu. W lubuskim operator może na uzasadniony wniosek przyjąć Wniosek o Bony złożony w krótszym terminie, ale warunek kwalifikowalności kosztów z 14 dniami przed startem wyjątku nie ma.

Zmiana pracownika bez zgody operatora. W Regionalnym Funduszu Szkoleniowym II i w projektach urzędu w Warszawie zmiana uczestnika po umowie jest niedopuszczalna. W dolnośląskim wymaga wniosku złożonego co najmniej 5 dni roboczych wcześniej, w świętokrzyskim trzeba ją zgłosić urzędowi najpóźniej 2 dni robocze przed startem, w Koninie wymaga aneksu, w RARR pisemnej akceptacji operatora, a w lubuskim zmiana danych uczestników przy Wniosku o Bony wymaga akceptacji operatora. W zachodniopomorskim formularzem zmian zamienia się uczestników między usługami, najwyżej 5 zmian w umowie, a zastąpienia osoby nową regulaminy wprost nie opisują, więc uzgodnijcie je z operatorem.

Brak ankiety. Ankieta otwiera się po statusie „ukończył” albo „nie ukończył”, który dostawca nadaje w ciągu 7 dni od końca usługi. Bez tego uczestnicy dostają status „nie uczestniczył”, a ankiety się nie generują. Pracodawca ocenia usługę raz, a odpowiedź tylko na część pytań system traktuje jak brak oceny. Terminy na ankietę w regulaminach to 5 dni roboczych (Fundacja Rozwoju Regionu Rabka, Sądeckie Bony), 7 dni kalendarzowych (MARR, NetBon 2, operator w Pile) albo 10 dni kalendarzowych (WARP). W MARR przy spóźnionej ankiecie dostawca może obciążyć firmę kosztem całej usługi.

Regulamin BUR. Delegowanego pracownika zgłasza pracodawca. Z cudzych kont nie wolno korzystać, a swojego nie wolno udostępniać osobom trzecim. Za naruszenie administrator BUR może udzielić upomnienia albo zablokować uprawnienia do konta lub profilu, a użytkownik odpowiada za swoje działania, także odszkodowawczo.

Regulaminy operatorów. W dolnośląskim i u trzech operatorów w zachodniopomorskim firma zobowiązuje się do samodzielnego zapisu przez BUR z ID wsparcia, a w MARR zapisy odbywają się wyłącznie z konta instytucjonalnego firmy. W lubuskim osobą do kontaktu nie może być przedstawiciel dostawcy usług, a w FUR 3 ani przedstawiciel dostawcy, ani biura rachunkowego obsługującego więcej niż jeden podmiot. W podkarpackim w Przemyskiej Agencji Rozwoju Regionalnego (PARR) i u STAWIL pełnomocnictwa do reprezentowania firmy nie można udzielić dostawcy usług ani jego przedstawicielowi. W zachodniopomorskim do e-maila i telefonu, którymi weryfikuje się tożsamość osoby podpisującej umowę, dostęp może mieć tylko osoba upoważniona do reprezentowania firmy, a dokumenty przesłane przez inny podmiot, na przykład dostawcę, są odrzucane.

Wybieramy za Was operatora, usługę i termin. Sprawdzamy, który operator obsługuje Waszą firmę i jakie ma terminy, a potem wybieramy za Was usługę, której start zostawia czas na umowę, nadanie ID wsparcia i zapis.

Pokazujemy krok po kroku. Przechodzimy z Wami przez zakładanie konta w BUR, Profilu Pracodawcy i kont pracowników. Przed zapisem sprawdzamy z Wami dane w profilu, numer ID, listę pracowników i termin u Waszego operatora, a potem pilnujemy terminów zmian i ankiety.

Cały system, od wyboru dostawcy po rozliczenie, opisujemy na stronie jak działa dofinansowanie przez Bazę Usług Rozwojowych.