KFS a jednoosobowa działalność bez pracowników: warunki i limity

Podstawa. Według ustawy z 20 marca 2025 o rynku pracy i służbach zatrudnienia z KFS mogą korzystać podmioty, które spełniają warunek składek na Fundusz Pracy, a uczestnikiem może być osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą. To zmiana od naborów 2026 roku: wcześniej KFS dostawał tylko pracodawca, a osoba fizyczna była nim, gdy zatrudniała co najmniej jednego pracownika. Przykładowy wniosek z wytycznych ministerstwa wypełniono dla jednoosobowej firmy z 0 etatów: 4 000 zł kosztu, 400 zł wkładu własnego, 3 600 zł z KFS. Do etatów nie wlicza się właściciela, zleceniobiorców ani osoby współpracującej, na przykład małżonka, chyba że ma umowę o pracę.

Poziom i limity. Firmom bez pracowników i zatrudniającym w dniu złożenia wniosku najwyżej 9 osób w przeliczeniu na pełne etaty KFS pokrywa do 90 procent kosztów. Limit na uczestnika to 200 procent przeciętnego wynagrodzenia, a roczny limit firmy bez pracowników to jego czterokrotność. Przy przeciętnym wynagrodzeniu z II kwartału 2026, czyli 9 233,13 zł stosowanych od 1 września 2026, daje to 18 466,26 zł na uczestnika i 36 932,52 zł na firmę w roku. Kwoty zmieniają się co kwartał, a urzędy liczą je od różnych dni: według wzoru umowy ministerstwa od dnia zawarcia umowy, w Gdyni od dnia złożenia wniosku.

Gdy szkoli się tylko właściciel. Limit 200 procent liczy się na uczestnika w roku kalendarzowym, łącznie ze wszystkich urzędów, więc według naszego odczytu przepisów roczny pułap wynosi wtedy 18 466,26 zł przy dzisiejszej kwocie. Limit 36 932,52 zł ma znaczenie przy co najmniej dwóch uczestnikach, na przykład właścicielu i zleceniobiorcy.

Gdzie i z jakiego konta. Wniosek składa się elektronicznie do powiatowego urzędu pracy właściwego dla siedziby albo adresu prowadzenia działalności. Urzędy w Garwolinie i Dąbrowie Górniczej chcą go z konta organizacji na praca.gov.pl, bo jednoosobowa działalność ma NIP, a w Garwolinie wniosek z niewłaściwego kontekstu może zostać odrzucony. Urząd w Gdyni dopuszcza też kontekst osoby fizycznej.

Kiedy powstaje składka na Fundusz Pracy. Osoba prowadząca działalność płaci ją, gdy podstawa jej składek emerytalnej i rentowej wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie, a za kobiety od 55 lat i mężczyzn od 60 lat w ogóle się jej nie opłaca. Według przepisów nie powstaje też na uldze na start, bo przez pierwsze 6 miesięcy przedsiębiorca nie podlega ubezpieczeniom społecznym, ani potem przez 24 miesiące na małym ZUS, gdy podstawa jest niższa niż minimalne wynagrodzenie. W Małym ZUS Plus zależy to od wysokości podstawy.

Czy to zwolnienie z mocy prawa. Ustawa tak tych sytuacji nie nazywa, a wytyczne ministerstwa na 2026 rok ich nie omawiają, choć w przykładowym wniosku jednoosobowej firmy zaznaczono oświadczenie o zwolnieniu z mocy prawa. Spośród 15 urzędów, w których dokumentach sprawdziliśmy ten warunek, wprost odpowiada tylko urząd w Dąbrowie Górniczej: mały ZUS to zwolnienie z mocy prawa, a firma działająca 3 miesiące na uldze na start nie musi czekać pół roku. Urząd Pracy m.st. Warszawy zostawia tę ocenę wnioskodawcy i może poprosić o potwierdzenie. Przed naborem zapytajcie więc swój urząd.

Kto warunku nie spełni. Nie spełni go firma na pełnym ZUS działająca krócej niż 6 miesięcy, niezależnie od priorytetu. Niejasne są wakacje składkowe w ostatnich 6 miesiącach: za ten miesiąc składki na Fundusz Pracy nie było, a w dokumentach urzędów nie znaleźliśmy, jak to oceniają.

Inne warunki. W dniu złożenia wniosku nie możecie mieć zaległości w ZUS ani w podatkach, według urzędu w Dąbrowie Górniczej nawet poniżej 10 zł. Realizator szkolenia musi być wpisany do Bazy Usług Rozwojowych i nie może być z Wami powiązany osobowo ani kapitałowo. KFS dla osoby prowadzącej działalność to pomoc de minimis, z limitem 300 000 euro w trzech latach, więc dołączacie zaświadczenia albo oświadczenie i formularz informacji o tej pomocy.

Po szkoleniu. Przez 3 miesiące od ukończenia kształcenia nie możecie zawiesić ani zakończyć działalności, chyba że z powodu upadłości, a umowę ze szkolonym zleceniobiorcą trzeba utrzymać co najmniej tyle samo. Inaczej zwracacie środki z odsetkami ustawowymi w 30 dni od wezwania starosty i przez rok od ukończenia kształcenia nie dostaniecie KFS. Zwrot grozi też, gdy uczestnik bez uzasadnionej przyczyny nie zacznie albo nie skończy kształcenia lub nie przystąpi do egzaminu.

Wniosek musi mieścić się w co najmniej jednym z równorzędnych priorytetów ministra, województwa albo powiatu, a poza priorytetami urząd może wydać pieniądze dopiero po rozpatrzeniu wniosków priorytetowych. Według wytycznych ministerstwa na 2026 rok z priorytetów pisanych dla pracowników mogą korzystać też osoby prowadzące jednoosobową działalność. Wytycznych na 2027 rok jeszcze nie ma.

2027 rok. Żaden z czterech priorytetów ministra nie dotyczy wprost firm bez pracowników. Jeśli ministerstwo utrzyma wykładnię, właściciel może skorzystać z tego, którego warunek spełnia, na przykład jest po 50 roku życia albo szkoli się w zawodzie deficytowym. Do 19 października 2026 rady rynku pracy zaopiniowały priorytety w pięciu województwach: kujawsko-pomorskim, łódzkim, podlaskim, świętokrzyskim i wielkopolskim. Wprost o osobach prowadzących działalność bez pracowników mówi tylko łódzki priorytet nr 3, a świętokrzyski nr 3 obejmuje podmioty, które w latach 2024-2026 nie korzystały z KFS. To na razie opinie, bo priorytety ustala samorząd województwa, a powiaty mogą zgłosić swoje do 30 listopada 2026.

2026 rok. Żaden priorytet wojewódzki w 15 sprawdzonych województwach (bez lubelskiego) nie wymienia wprost firm bez pracowników. W zbiorczych listach priorytetów powiatowych z 11 województw, czyli wszystkich poza łódzkim, opolskim, podkarpackim, wielkopolskim i zachodniopomorskim, firma bez pracowników mieści się, wprost albo przez warunek, w priorytetach powiatowych z tabeli.

Co można. Katalog jest taki sam jak dla pracowników: szkolenia, także online, egzaminy i certyfikaty, studia podyplomowe, wymagane badania lekarskie i psychologiczne oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. Kompetencje muszą być bezpośrednio związane z zadaniami albo potrzebami firmy, a wzór wniosku wymienia wśród celów między innymi uprawnienia dla właściciela i kontynuację działalności. Urząd w Garwolinie dopuścił w 2026 roku kurs prawa jazdy, jedną kategorię na wniosek.

Czego nie. KFS nie pokrywa kształcenia sfinansowanego z innych środków publicznych, działań rozpoczętych przed umową, dojazdów, noclegów i wyżywienia, kształcenia, które pracodawca musi zapewnić na podstawie odrębnych przepisów, ani szkolenia, które przeprowadzicie sami. Urzędy w Pajęcznie i Gdyni wykluczają wprost szkolenia BHP, przeciwpożarowe i z ochrony danych osobowych, a w katalogu nie ma studiów pierwszego i drugiego stopnia.

VAT. Usługa kształcenia zawodowego finansowana co najmniej w 70 procentach ze środków publicznych jest zwolniona z VAT, a kwoty we wniosku podaje się brutto. Według urzędu w Gdyni firma z prawem do odliczenia VAT zwraca odzyskany podatek.

Drugim źródłem są programy regionalne, w których operatorzy dofinansowują usługi z Bazy Usług Rozwojowych, co do zasady mikro, małym i średnim przedsiębiorstwom według unijnej definicji MŚP. Przedsiębiorstwem jest w niej także osoba prowadząca działalność na własny rachunek. W 69 dokumentach projektów dla przedsiębiorców z 15 województw nie znaleźliśmy wymogu, żeby przedsiębiorca zatrudniał pracowników. W 14 z tych województw co najmniej jeden regulamin przyjmuje firmę bez pracowników wprost, w podlaskim wynika to tylko z definicji pracownika, a w pomorskim, gdzie programu dla firm nie ma, właściciel może skorzystać z projektów dla osób dorosłych. Droga jest więc w każdym z 16 województw, ale nie każdy projekt prowadzi nabór, a część kończy się w ciągu kilku tygodni. Tego samego szkolenia nie rozliczycie z KFS i z programu regionalnego. Poziomy w tabeli dotyczą mikroprzedsiębiorstw, a w pomorskim osób dorosłych.

Po naszej stronie. Wybieramy za Was źródło, szkolenie i niepowiązanego z Wami realizatora z Bazy Usług Rozwojowych. Sprawdzamy, jak Wasz urząd traktuje ulgę na start i mały ZUS i który priorytet pasuje, liczymy kwoty, przygotowujemy z Wami wniosek albo zgłoszenie i dokumenty o pomocy de minimis i pilnujemy terminów, także 3 miesięcy działalności po szkoleniu.

Po Waszej stronie. Konto na praca.gov.pl albo w Bazie Usług Rozwojowych zakładacie Wy. Wniosek, zgłoszenie i umowę składacie i podpisujecie sami, sami zapisujecie się na usługę i rozliczacie szkolenie. W żadnym urzędzie ani u operatora nie występujemy w Waszym imieniu.

Wniosek, umowę i rozliczenie opisują zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego, a operatorów regionalnych i ich zasady opisuje strona o tym, jak działa dofinansowanie przez Bazę Usług Rozwojowych.