Krajowy Fundusz Szkoleniowy 2026: dofinansowanie szkoleń z KFS

Każdy nabór dotyczy priorytetów, czyli obszarów, na które w danym roku idą pieniądze. W jednym urzędzie obowiązuje ich najwyżej 8: do 4 krajowych, które ustala minister po opinii Rady Rynku Pracy, do 3 wojewódzkich od samorządu województwa oraz najwyżej 1 powiatowy. Wszystkie są równorzędne, a własne priorytety województwa i powiatu są możliwością, nie obowiązkiem, więc ich liczba różni się między regionami.

We wniosku każdego uczestnika przypisuje się do jednego priorytetu, a wniosek, który nie mieści się w żadnym, w naborze według priorytetów nie dostanie dofinansowania. Nabór dla wniosków spoza priorytetów urząd może ogłosić dopiero wtedy, gdy po rozpatrzeniu wniosków priorytetowych zostaną mu wolne środki, a co najmniej jeden nabór w roku musi prowadzić według priorytetów. Tak zrobił na przykład Powiatowy Urząd Pracy dla Miasta Torunia, który od 22 września do 1 października 2026 przyjmował wnioski spoza priorytetów na 636 000 zł. Który priorytet obowiązujący w Waszym urzędzie pasuje do szkolenia, sprawdzamy i wybieramy za Was.

Ogłoszenie z wyprzedzeniem. Powiatowy urząd pracy ogłasza nabór na swojej stronie co najmniej 10 dni roboczych przed jego rozpoczęciem i podaje w ogłoszeniu kwotę, priorytety, termin oraz zasady i kryteria wyboru. Nabór trwa co najmniej 5 dni roboczych. W sześciu województwach, w których wojewódzkie urzędy pracy publikują pełne zestawienia naborów, 7 na 10 naborów rozpoczętych w 2026 roku do 8 października nie trwało dłużej niż to minimum. Urząd powtarza nabory do wyczerpania pieniędzy i sam decyduje, ile ich będzie. Dzień złożenia wniosku w trakcie naboru nie ma znaczenia, bo o przyznaniu decydują punkty, a nie kolejność zgłoszeń.

Pierwsze nabory 2026. W 2026 roku pierwsze nabory ruszały od końca lutego do maja, najczęściej w marcu i kwietniu, a w pojedynczych urzędach dopiero w czerwcu albo w lipcu. W tych sześciu województwach, czyli w wielkopolskim, śląskim, łódzkim, pomorskim, podlaskim i lubuskim, pierwszy nabór w marcu albo kwietniu zaczęło 108 ze 127 urzędów. Był to pierwszy rok jednolitego wniosku elektronicznego i część urzędów czekała z naborem na jego udostępnienie. Kolejne nabory urzędy prowadziły latem i jesienią, część także w październiku 2026, a pojedyncze zaplanowały je jeszcze na listopad.

Na wynik trzeba poczekać. Rozporządzenie nie wyznacza terminu na rozpatrzenie wniosku, więc ustala go urząd. W zasadach naborów 2026, które przejrzeliśmy, było to zwykle od 45 do 90 dni. W urzędach, do których w pierwszym naborze wpłynęło po kilkaset wniosków, od końca naboru do wyników albo do przedłużonego terminu mijało od około dwóch do czterech miesięcy. Szkolenie może ruszyć dopiero po podpisaniu umowy. W zebranych przez nas ogłoszeniach pierwszych naborów urzędy wyznaczały najwcześniejszy start szkolenia zwykle od półtora do trzech miesięcy po naborze, w późniejszych naborach często krócej.

Rezerwa KFS 2026. Od 2026 roku nie ma osobnej puli Rady Rynku Pracy: wszystkie pieniądze dla urzędów są w jednej puli od początku roku. Rezerwę w dyspozycji ministra tworzą kwoty niepodzielone między urzędy do 30 czerwca oraz pieniądze, których urzędy nie wykorzystają, zgłaszane do 31 sierpnia i do 31 października. Firma nie składa wniosku o rezerwę: występuje o nią powiat przez swój urząd pracy, i to dopiero po informacji ministra, a przyznane pieniądze urząd rozdziela w swoim naborze. Do 8 października 2026 minister nie opublikował informacji o naborze wniosków o środki z rezerwy KFS 2026. Rezerwę niewykorzystaną na kształcenie po 31 października minister może przeznaczyć na inne zadania z ustawy.

Konto organizacji, nie prywatne. Wniosek wysyłacie z kontekstu organizacji, czyli z konta firmy przypisanego do jej NIP albo REGON, a nie z prywatnego kontekstu osoby, która się loguje. W części urzędów wniosek z niewłaściwego kontekstu jest podstawą do odrzucenia albo negatywnego rozpatrzenia, a kilka urzędów zaznacza, że kontekstu nie da się zmienić po wypełnieniu formularza i trzeba wtedy wypełnić nowy wniosek. Wniosek podpisany przez osobę bez prawa reprezentowania firmy urzędy, których zasady przejrzeliśmy, zostawiają bez rozpatrzenia albo rozpatrują negatywnie.

Krótki termin na poprawki, bez odwołania. Przy brakach albo błędach urząd wyznacza od 7 do 14 dni na uzupełnienie, a wniosek nieuzupełniony w terminie zostaje bez rozpatrzenia. W Białymstoku po pierwszym naborze 2026 uzupełnień albo wyjaśnień wymagało prawie 62 procent wniosków. Od wyniku nie ma odwołania, bo rozpatrzenie wniosku nie jest decyzją administracyjną. Odmowę urząd uzasadnia na piśmie przez konto na praca.gov.pl.

Nic przed podpisaniem umowy. Fundusz nie pokrywa kształcenia rozpoczętego przed dniem podpisania umowy ze starostą ani wydatków poniesionych przed złożeniem wniosku i zawarciem umowy. Szkolenie, które ruszy choćby dzień za wcześnie, nie dostanie dofinansowania, dlatego jego termin planujemy od przewidywanej daty umowy, a nie od daty naboru.

Powiązania z realizatorem. Szkolenia nie można kupić od instytucji powiązanej z firmą osobowo lub kapitałowo, na przykład przez udział wspólnika, posiadanie udziałów albo co najmniej 5 procent akcji, funkcję członka zarządu lub rady nadzorczej, prokurenta albo pełnomocnika. Część urzędów zabrania też, żeby pełnomocnikiem przy wniosku była osoba z instytucji szkoleniowej. Ponieważ sami prowadzimy szkolenia, wniosek zawsze składacie i podpisujecie Wy, a my przygotowujemy z Wami jego treść, w tym uzasadnienie wyboru realizatora i porównanie ceny z podobnymi usługami na rynku.

Czego fundusz nie pokryje. Fundusz nie sfinansuje kształcenia, które pracodawca musi zapewnić na podstawie odrębnych przepisów, ani szkolenia prowadzonego przez samą firmę jej własnymi siłami. Nie pokrywa też dojazdów, noclegów ani wyżywienia uczestników. Urząd może dopisać własne wyłączenia: w Środzie Wielkopolskiej poza zakresem są między innymi szkolenia BHP i przeciwpożarowe, konferencje i kursy językowe od podstaw.

Sześć miesięcy składek. Wniosek możecie złożyć, jeżeli przez co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio przed jego złożeniem opłacaliście składki na Fundusz Pracy albo jesteście z nich zwolnieni z mocy prawa. Urząd w Dąbrowie Górniczej uznaje za zwolnione z tych składek osoby na uldze na start i na „małym ZUS”, więc mogą one złożyć wniosek na przykład już po 3 miesiącach działalności. Wyklucza za to zaległość w ZUS albo w urzędzie skarbowym: w Dąbrowie Górniczej nawet zaległość w ZUS poniżej 10 zł, a urząd w Legnicy sprawdza oświadczenia o niezaleganiu w bazach ZUS i urzędu skarbowego. Jak te sprawy traktuje Wasz urząd, sprawdzamy przed wnioskiem.

Tego samego szkolenia dla tej samej osoby nie da się sfinansować jednocześnie z KFS i z regionalnego programu w Bazie Usług Rozwojowych. Po stronie KFS wyklucza to art. 125 ust. 12 pkt 1 ustawy, bo fundusz nie pokrywa kształcenia sfinansowanego z innych środków publicznych, a we wniosku firma oświadcza, że koszty nie są i nie będą sfinansowane z takich środków. Dla przedsiębiorcy KFS jest pomocą de minimis z limitem 300 000 euro na jedno przedsiębiorstwo w ciągu 3 lat. Jeżeli program regionalny również udziela pomocy de minimis, obie kwoty liczą się do tego samego limitu. Do wniosku o KFS dołącza się zaświadczenia albo oświadczenie o pomocy de minimis otrzymanej wcześniej.

Przy każdej firmie porównujemy więc obie drogi: poziom dofinansowania, limity i najbliższe terminy naborów w Waszym województwie, i wybieramy tę, która lepiej pasuje do Waszego terminu i liczby etatów. Obie drogi zestawiliśmy w porównaniu źródeł dofinansowania szkoleń, a programy regionalne opisujemy na stronach województw, do których prowadzi tabela wyżej.