Wniosek o KFS krok po kroku: treść, załączniki i ocena

Jeden formularz, tylko elektronicznie. Wniosek wysyłacie z konta organizacji na praca.gov.pl do powiatowego urzędu pracy właściwego dla siedziby albo miejsca działalności. Formularz bywa dostępny przed naborem, w Olkuszu w 2026 roku ponad dwa tygodnie wcześniej, ale wysłać go można tylko w terminie naboru.

I. Wnioskodawca. Identyfikatory, adresy, PKD, rachunek firmy, osoby uprawnione do reprezentacji i liczba pracowników w przeliczeniu na pełne etaty na dzień złożenia wniosku. Liczą się umowy o pracę, także osób na urlopie macierzyńskim, wychowawczym i bezpłatnym, a niepełne etaty jako ułamek. Nie liczy się zleceniobiorców, praktykantów, stażystów, właścicieli ani samozatrudnionych.

II i III. Koszty i termin. Koszt całkowity, wkład własny i kwota z KFS, brutto. KFS pokrywa do 90 procent kosztów firmom bez pracowników albo zatrudniającym w dniu złożenia wniosku najwyżej 9 osób w przeliczeniu na pełne etaty, pozostałym do 70 procent, i najwyżej 18 466,26 zł na uczestnika w roku, czyli 200 procent przeciętnego wynagrodzenia z II kwartału 2026 (9 233,13 zł, stosowane od 1 września 2026). Kwoty w złotych zmieniają się co kwartał. Wzór wymaga, żeby najwcześniejsza data rozpoczęcia działań była przesunięta od bieżącej daty o liczbę dni na rozpatrzenie wniosku, którą określa urząd.

IV. Uczestnicy. Osobno dla każdej osoby: dane, zawód, wykształcenie, jeden priorytet, kwota KFS przyznana na nią w tym roku we wszystkich urzędach, cel inwestycji w kształcenie wybrany z listy, koszt i uzasadnienie potrzeby kształcenia.

V. Realizator i działania. Dane realizatora i, przy szkoleniach, jego wpis do Bazy Usług Rozwojowych. Przy każdym działaniu forma, temat, termin, miejsce albo „online”, liczba godzin, dokument ukończenia i cena na osobę bez dojazdu, noclegu i wyżywienia. Do tego porównanie z podobnymi usługami na rynku i uzasadnienie wyboru realizatora, a bez ofert porównawczych wyjaśnienie, dlaczego usługa jest unikatowa.

VI-VIII. Oświadczenia i podpis. Dziesięć oświadczeń, między innymi o rozeznaniu rynku, opłacaniu składek na Fundusz Pracy przez co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku albo zwolnieniu z mocy prawa, braku zaległości i powiązań z realizatorem. Podpis kwalifikowany albo potwierdzony profil zaufany, a podpis osobisty dopuszczały w 2026 roku między innymi urzędy w Olkuszu, Jaśle i Żaganiu.

Kto pomoże. Pracownik urzędu może objaśnić, jak wypełnić wniosek, ale nie wypełni go za Was, a urzędy we Wrocławiu, w Krakowie i w Warszawie nie konsultowały wersji roboczych. Przy problemach technicznych z portalem pomaga Zielona Linia, 19 524.

Gdzie i co. Uzasadnienie wpisuje się w części IV, przy każdym uczestniku osobno, z uwzględnieniem priorytetów i potrzeb lokalnego lub regionalnego rynku pracy. Według wytycznych ministerstwa kompetencje muszą być bezpośrednio powiązane z zadaniami na stanowisku, potrzebami biznesowymi albo planami zatrudnienia firmy.

Czego szukają urzędy. Jakość uzasadnienia punktuje 9 z 19 przejrzanych przez nas kart oceny z 2026 roku. Urzędy sprawdzają zadania uczestnika i to, jak wykorzysta nowe umiejętności (Gdynia, Legnica), konkretne problemy albo braki, które szkolenie ma rozwiązać (Zamość, Jarosław), związek z branżą firmy (Rzeszów, Zamość) i plany dalszego zatrudnienia (Kluczbork). W Bochni zbyt ogólne uzasadnienie dostaje 5 pkt zamiast 10.

Związek z priorytetem. Przy zawodach deficytowych liczy się deficyt w powiecie albo województwie miejsca pracy, także dla kompetencji miękkich i języków związanych z takim zawodem. Przy nowych technologiach szkolenie dostaje tylko osoba, która korzysta lub będzie korzystać z nich na stanowisku albo potrzebuje nowych kompetencji po wdrożeniu nowego procesu, a zakup lub wdrożenie przypada w ciągu roku przed wnioskiem albo 3 miesięcy po nim, choć terminy nie są sztywne. Oba priorytety przechodzą na 2027 rok bez zmian, ale wytycznych na 2027 jeszcze nie ma.

Obowiązkowe. Program szkolenia albo studiów podyplomowych z liczbą godzin, celami, planem nauczania i formą zaliczenia, a przy egzaminie, według urzędów w Zamościu, Gdyni, Dąbrowie Górniczej i Legnicy, zakres egzaminu albo efekty uczenia się. Wzór dokumentu ukończenia, o ile nie określają go przepisy. Gdy prowadzicie działalność gospodarczą, zaświadczenia albo oświadczenie o pomocy de minimis i formularz informacji o tej pomocy, najlepiej na wzorze z ogłoszenia urzędu, bo przy rolnictwie i rybołówstwie wzór wniosku odsyła do rozporządzenia, które nie obowiązuje od 13 grudnia 2025.

Tylko w niektórych sytuacjach. Dokument formy prawnej, gdy firma nie ma wpisu do KRS ani CEIDG, a dokumentu nie ma w publicznych rejestrach ani na jej stronie internetowej. Przy spółce cywilnej urzędy we Wrocławiu, w Warszawie i w Dąbrowie Górniczej chciały umowy spółki. Pełnomocnictwo, gdy podpisuje osoba niewymieniona z imienia i nazwiska w dokumencie rejestrowym, a urzędy w Krakowie i Żaganiu chciały do niego dowodu zapłaty opłaty od pełnomocnictwa.

Wymagane przez część urzędów. Urząd w Dąbrowie Górniczej chciał dwóch ofert porównawczych, a urzędy w Krakowie i Legnicy oświadczenia o miejscu pracy uczestników. Urzędy w Olkuszu i Raciborzu chciały oświadczeń do części priorytetów, a przy priorytecie nowych technologii urzędy w Warszawie i Gdyni dokumentu zakupu albo wdrożenia. Zaświadczeń o niezaleganiu z ZUS, urzędu skarbowego i, gdy dotyczy, KRUS wymagały urzędy w Krakowie („nie później niż 7 dni przed datą złożenia wniosku”), w Żaganiu (najwcześniej miesiąc przed złożeniem) i w Raciborzu.

Pliki i podpisy. W Krakowie, Olkuszu i Żaganiu pojedynczy plik mógł mieć najwyżej 4 MB, a we Wrocławiu i w Warszawie załączniki miały być w PDF. Podpisu na każdym załączniku wymagały urzędy w Warszawie, Wrocławiu, Raciborzu i Olkuszu oraz Sądecki Urząd Pracy, a w Dąbrowie Górniczej podpis wniosku obejmował cały pakiet.

Według wytycznych ministerstwa o dofinansowaniu decyduje liczba punktów, do wyczerpania limitu urzędu, a nie kolejność zgłoszeń. Szczegółowe kryteria i punkty wyglądały w 2026 roku na przykład tak:

Co się powtarza. Z 19 przejrzanych kart z 11 województw rynek pracy punktuje 18, w tym 16 na podstawie zawodów deficytowych, koszt albo liczbę ofert 16, a priorytet 12. Minimum wyznacza część urzędów: Kraków 15 z 25 pkt, Cieszyn 20 z 38, Zgierz 20, Kościerzyna 16. Przy remisie Kraków, Olkusz i Trzebnica brały pod uwagę kolejność wpływu. Kartę Waszego urzędu znajdziecie w ogłoszeniu albo zasadach naboru.

Co mówi urząd w Warszawie. Jedyną listę najczęstszych powodów odrzucenia, jaką znaleźliśmy, podał Urząd Pracy m.st. Warszawy: braki formalne, brak uzasadnienia potrzeby, niezgodność z priorytetami, spóźniony wniosek i spóźnioną poprawę.

Niewłaściwe konto. Wniosek z niewłaściwego kontekstu konta, na przykład osoby fizycznej zamiast organizacji, urzędy w Garwolinie, Raciborzu i Żaganiu uznawały za podstawę do odrzucenia, a we Wrocławiu i Zamościu rozpatrywały negatywnie. Według urzędów w Krakowie, Raciborzu i Żaganiu kontekstu nie da się zmienić po wypełnieniu formularza. Konto organizacji zweryfikujcie przed naborem: w Poznaniu bez weryfikacji wniosku nie dało się wysłać, a w Krakowie korekty.

Podpis bez uprawnień. Wniosku podpisanego przez osobę nieuprawnioną urzędy w Warszawie, Garwolinie i Raciborzu nie rozpatrywały, a we Wrocławiu, Żaganiu i Zamościu rozpatrywały go negatywnie.

Termin i utrata danych. Wniosku złożonego poza naborem albo inną drogą niż przez praca.gov.pl, na przykład mailem, nie rozpatrywały między innymi urzędy we Wrocławiu i w Raciborzu oraz Sądecki Urząd Pracy. Urząd w Krakowie ostrzegał, że portal wylogowuje po około 30 minutach bez względu na aktywność, więc wersję roboczą trzeba zapisywać co kilka minut.

Brak priorytetu albo wpisu do Bazy Usług Rozwojowych. Wniosek bez priorytetu urzędy w Wągrowcu i Jarosławiu oraz Sądecki Urząd Pracy rozpatrywały negatywnie. Tak samo przy szkoleniu u realizatora spoza bazy postępowały urzędy w Jarosławiu i Zamościu, a urząd we Wrocławiu rozpatrywał negatywnie tę część wniosku.

Oświadczenie o niezaleganiu. Urząd w Legnicy sprawdzał je w bazach ZUS i urzędu skarbowego, a z powodu powtarzających się niezgodności radził przed podpisaniem sprawdzić stan kont w e-Urzędzie Skarbowym i eZUS. Według urzędu w Dąbrowie Górniczej nawet zaległość w ZUS poniżej 10 zł wyklucza złożenie wniosku.

Jeden wniosek czy kilka. Urzędy w Warszawie, Wrocławiu, Krakowie i Raciborzu rozpatrywały jeden wniosek firmy na wszystkie działania i osoby, a urzędy w Jaśle i Słupsku chciały jednego kształcenia w jednym wniosku.

Pełnomocnik z firmy szkoleniowej. W 2026 roku urzędy we Wrocławiu i w Legnicy wykluczały pełnomocnika z instytucji szkoleniowej, w Środzie Wielkopolskiej, Żaganiu i Końskich z instytucji wskazanej jako realizator, a Sądecki Urząd Pracy finansowanie przy pełnomocniku powiązanym z realizatorem. W Legnicy, Środzie Wielkopolskiej i Żaganiu nie zmieniało tego upoważnienie od firmy.

Po naszej stronie. Sprawdzamy priorytety, kartę oceny i limity w Waszym urzędzie i liczymy, ile może pokryć KFS. Wybieramy za Was szkolenie i realizatora z Bazy Usług Rozwojowych, bez powiązań z Waszą firmą. Uzasadnienia, porównanie ofert i załączniki przygotowujemy z Wami i pilnujemy terminów.

Po Waszej stronie. Wniosek wysyłacie i podpisujecie Wy, ze swojego konta organizacji, tak samo umowę z urzędem i rozliczenie. W żadnym urzędzie nie występujemy w Waszym imieniu.

Ile pokrywa fundusz, jakie są priorytety i kiedy urzędy przyjmują wnioski, opisują zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego.