Pomoc de minimis przy dofinansowaniu szkoleń: limit i dokumenty

Co to za pomoc. Pomoc de minimis to wsparcie ze środków publicznych na tyle małe, że nie trzeba go zgłaszać Komisji Europejskiej. Dofinansowanie z Krajowego Funduszu Szkoleniowego jest taką pomocą dla każdego wnioskodawcy, który prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o pomocy publicznej. Pracodawca, który jej nie prowadzi, nie jest beneficjentem pomocy de minimis i nie dołącza do wniosku dokumentów o niej.

Ile wynosi limit. Całkowita pomoc de minimis, którą jedno państwo przyznaje jednemu przedsiębiorstwu, nie może przekroczyć 300 000 euro w okresie trzech lat, bez względu na formę i cel pomocy. Do tego samego limitu wlicza się pomoc de minimis w rolnictwie i rybołówstwie.

Liczy się każda pomoc de minimis, nie tylko szkolenia. Jako przykłady takiej pomocy UOKiK podaje między innymi dofinansowanie z Funduszu Pracy na podjęcie działalności gospodarczej, umorzenie zaległości podatkowej i zwolnienie z podatku od nieruchomości. Uzasadnienie rządowego projektu ustawy z września 2026 wymienia też zwolnienie z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne za jeden miesiąc w roku kalendarzowym.

Od kiedy. Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 weszło w życie 1 stycznia 2024 i zastąpiło rozporządzenie 1407/2013. Pomoc de minimis przyznana na starych zasadach w ciągu minionych trzech lat nadal liczy się do limitu.

Wyłączone rodzaje działalności. Rozporządzenie nie obejmuje między innymi pomocy dla firm zajmujących się produkcją podstawową produktów rolnych oraz produktów rybołówstwa i akwakultury. Firma, która prowadzi taką działalność obok innej, może dostać pomoc na pozostałą działalność, jeżeli obie zostaną rozdzielone, na przykład przez oddzielenie rachunkowości.

De minimis zamiast pomocy publicznej na szkolenia. W 36 przeczytanych przez nas dokumentach projektów PSF dla firm z 15 województw i w regulaminie Fundacji Rozwoju Gminy Zelów wsparcie jest udzielane wyłącznie jako pomoc de minimis. W pomorskim PSF dla firm nie ma, a w łódzkim przeczytaliśmy regulaminy trzech z pięciu operatorów. Skutek jest taki, że KFS i dofinansowanie od operatora regionalnego zużywają ten sam limit.

Ruchomo, nie latami kalendarzowymi. Okres trzech lat ocenia się w sposób ciągły: przy każdej nowej pomocy sumuje się całą pomoc de minimis z minionych trzech lat. Limit nie odnawia się więc z początkiem roku, tylko zwalnia się stopniowo, w miarę jak kolejne pomoce wypadają poza ten okres.

Liczy się dzień udzielenia pomocy. Pomoc uznaje się za przyznaną w dniu, w którym firma nabywa prawo do niej, niezależnie od tego, kiedy dostanie pieniądze. W KFS jest to dzień zawarcia umowy z urzędem pracy, w PSF dzień podpisania umowy wsparcia z operatorem.

Wniosek i umowa. Zaświadczenia albo oświadczenie dołączacie za trzy lata przed dniem złożenia wniosku. Urząd albo operator sprawdza jednak limit na dzień udzielenia pomocy, więc bierze pod uwagę także pomoc, którą Wasza firma dostała między złożeniem wniosku a podpisaniem umowy. Jeżeli w tym czasie dostaniecie inną pomoc de minimis, dajcie znać urzędowi albo operatorowi przed podpisaniem umowy.

Lata podatkowe we wzorze umowy KFS. Wzór umowy KFS, który ministerstwo dołączyło do wytycznych na 2026 rok, mówi jeszcze o limicie „w okresie 3 lat podatkowych”. Rozstrzyga rozporządzenie unijne, które w sprawie okresu trzech lat ma pierwszeństwo przed przepisami krajowymi, jak wyjaśnia UOKiK, więc i w KFS liczy się trzy lata ruchomo.

Jeden limit dla grupy. Limit 300 000 euro przysługuje jednemu przedsiębiorstwu, a rozporządzenie rozumie przez nie wszystkie firmy powiązane ze sobą przynajmniej w jeden z czterech sposobów. Tak samo jest w PSF.

Pierwsza: większość głosów. Jedna firma ma w drugiej większość głosów wspólników albo akcjonariuszy.

Druga: wpływ na skład władz. Jedna firma ma prawo powołać albo odwołać większość członków zarządu albo rady nadzorczej drugiej.

Trzecia: dominujący wpływ z umowy. Jedna firma może wywierać dominujący wpływ na drugą na podstawie umowy z nią albo zapisów jej aktu założycielskiego lub umowy spółki.

Czwarta: kontrola przez porozumienie. Jedna firma jest wspólnikiem albo akcjonariuszem drugiej i na podstawie porozumienia z pozostałymi wspólnikami sama kontroluje większość głosów w tej drugiej.

Także pośrednio. Firmy powiązane w jeden z tych sposobów przez co najmniej jedną inną firmę też są jednym przedsiębiorstwem.

Właściciel będący osobą fizyczną. Przesłanki opisują powiązania między jednostkami gospodarczymi. Komisja przypomina orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości UE: kto ma udziały kontrolne w spółce i faktycznie wpływa na zarządzanie nią, uczestniczy w jej działalności gospodarczej, a podmioty kontrolowane przez ten sam podmiot traktuje się jako jedno przedsiębiorstwo. Gdy ta sama osoba ma większość w dwóch spółkach, sprawdzamy więc z Wami, jak faktycznie nimi kieruje, zanim przyjmiemy, że limity są osobne.

Liczy się dofinansowanie, a nie cena szkolenia. Do limitu wlicza się tylko kwota pomocy, czyli część ceny pokryta z pieniędzy publicznych. Wkład własny, który płacicie z rachunku firmy, pomocą nie jest.

Kurs euro z dnia udzielenia pomocy. Kwotę pomocy przelicza się na euro po kursie średnim NBP z dnia jej udzielenia, czyli w praktyce z dnia umowy. Robi to urząd albo operator i wpisuje obie kwoty, w złotych i w euro, do zaświadczenia o pomocy de minimis.

Ile procent. KFS pokrywa do 70 procent kosztów kształcenia, a firmom bez pracowników i zatrudniającym w dniu złożenia wniosku najwyżej 9 osób w przeliczeniu na pełne etaty do 90 procent. W PSF poziom ustala województwo i operator: w sprawdzonych dokumentach od 50 do 85 procent. Nad procentem działają limity kwotowe, więc faktyczne dofinansowanie bywa niższe, niż wynika z procentu.

Zasada. Wolny limit to 300 000 euro minus pomoc de minimis całego przedsiębiorstwa z trzech lat przed planowanym dniem umowy. Dla firm, z którymi pracujemy, liczymy go za Was w czterech krokach opisanych niżej.

Czym jest SUDOP. System Udostępniania Danych o Pomocy Publicznej prowadzi Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Czego SUDOP nie zastąpi. Wydruk z SUDOP ma charakter wyłącznie informacyjny i nie zastępuje zaświadczeń ani oświadczenia, które ustawa każe dołączyć do wniosku. Podmioty udzielające pomocy mają 7 dni od jej udzielenia na wprowadzenie sprawozdania, więc pomoc z ostatnich dni może jeszcze nie być widoczna.

Zaświadczenia albo oświadczenie. Ustawa o pomocy publicznej wymaga dołączenia do wniosku wszystkich zaświadczeń o pomocy de minimis i o pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie, które firma dostała w okresie 3 lat przed dniem złożenia wniosku, albo oświadczenia o wielkości tej pomocy, albo oświadczenia, że jej nie było. UOKiK wyjaśnia, że wnioskodawca powinien mieć wybór. Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie wymaga od firm, które dostały pomoc, kopii zaświadczeń albo wydruku z SUDOP.

Formularz informacji. Drugi obowiązkowy dokument to „Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis”. Obowiązuje wzór stosowany od 13 listopada 2025, a wzór używany do 12 listopada 2025 jest nieaktualny. Formularz pyta o dane firmy, jej wielkość według definicji MŚP, klasę działalności według PKD 2025 albo, nie dłużej niż do 31 grudnia 2026, według PKD 2007, o powiązania z innymi firmami, połączenia i podziały, sytuację ekonomiczną, działalność w rolnictwie i rybołówstwie oraz o inną pomoc na te same koszty.

W PSF. Operatorzy mają własne wzory oświadczeń.

Po umowie. Wzór umowy KFS zobowiązuje do przechowywania dokumentów o otrzymanej pomocy przez 10 lat od dnia zawarcia umowy. Zaświadczenie przyda się przy każdym kolejnym wniosku o pomoc de minimis w ciągu trzech lat.

Stan w Polsce. Na 12 października 2026 w Polsce nie ma jeszcze ustawowego centralnego rejestru pomocy de minimis. Rządowy projekt ustawy (druk nr 3088) wpłynął do Sejmu 10 września 2026, a 8 października 2026 komisje przedstawiły sprawozdanie (druk nr 3198) z wnioskiem, by Sejm uchwalił projekt bez poprawek. Sejm projektu jeszcze nie uchwalił, a opisane niżej daty mogą się zmienić w Sejmie albo w Senacie.

Co zakłada projekt. Prezes UOKiK prowadziłby Centralny Rejestr Pomocy Publicznej. Do 1 stycznia 2028 UOKiK zgromadziłby w nim dane o pomocy de minimis udzielonej w latach 2025-2027, a od 1 stycznia 2028 rejestr byłby nieodpłatnie dostępny w zakresie potrzebnym do pilnowania limitów. Od tego samego dnia zniknąłby obowiązek dołączania do wniosku zaświadczeń i oświadczeń o otrzymanej pomocy de minimis.

Co zostaje. Projekt nie znosi formularza informacji, który nadal dołączałoby się do wniosku, ani zaświadczeń wydawanych z urzędu przez podmiot udzielający pomocy.

Co to znaczy dla Waszej firmy teraz. Do czasu uchwalenia ustawy i wejścia zmian w życie dołączacie dokumenty tak jak dziś. Zaświadczenia zbierajcie i przechowujcie, bo według uzasadnienia projektu posłużą też do sprawdzania danych w rejestrze.

Zasada z rozporządzenia. Jeżeli nowa pomoc spowodowałaby przekroczenie 300 000 euro, rozporządzenie stanowi, że taka nowa pomoc nie korzysta z jego przepisów. Przepis mówi o tej nowej pomocy jako całości, a nie o nadwyżce ponad limit. Rozporządzenie w sprawie KFS nie zawiera osobnych zasad na sytuację, gdy limitu brakuje, i mówi tylko ogólnie, że wniosek może być rozpatrzony pozytywnie w całości albo w części. W PSF regulaminy rozwiązują tę sytuację różnie.

Gdy pomoc udzielono mimo przekroczenia. Uzasadnienie projektu z druku nr 3088 zaznacza, że skutki przekroczenia limitu ponosi przede wszystkim firma, która dostała pomoc: pomoc niezgodna z rynkiem wewnętrznym, co do której Komisja Europejska wydała decyzję o zwrocie, podlega zwrotowi z odsetkami.

Ten artykuł opisuje pomoc de minimis. Ile pokrywa fundusz, ile jedna firma może dostać w roku, jak wygląda wniosek i co łączy KFS z Bazą Usług Rozwojowych, opisują zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego.

Czym KFS różni się od dofinansowania przez operatorów regionalnych, pokazuje porównanie źródeł dofinansowania szkoleń, a poziomy, limity i terminy w regionach opisujemy na stronach województw, na przykład dofinansowanie szkoleń w województwie mazowieckim.