Wkład własny i VAT: ile firma naprawdę płaci za szkolenie

Ile dokładacie. Krajowy Fundusz Szkoleniowy pokrywa do 70 procent kosztów kształcenia, a firmom bez pracowników albo zatrudniającym w dniu złożenia wniosku najwyżej 9 osób w przeliczeniu na pełne etaty do 90 procent. Resztę wnioskodawca pokrywa z własnych środków, czyli co najmniej 30 albo co najmniej 10 procent. Wniosek składa i podpisuje sama firma.

Limity, ponad które płaci firma. Dofinansowanie na jednego uczestnika nie może przekroczyć 200 procent przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym. W roku kalendarzowym jedna firma może dostać najwyżej 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia, gdy nie zatrudnia pracowników albo ma najwyżej 9 etatów, 8-krotność przy więcej niż 9 i najwyżej 49 etatach, 12-krotność przy więcej niż 49 i najwyżej 249 etatach oraz 14-krotność powyżej 249 etatów. Przy przeciętnym wynagrodzeniu z II kwartału 2026 roku, czyli 9 233,13 zł stosowanych w KFS od 1 września 2026, daje to 18 466,26 zł na uczestnika i od 36 932,52 zł do 129 263,82 zł na firmę w roku. Wszystko, czego KFS nie pokryje z powodu tych limitów, firma płaci sama, ponad minimalny wkład własny.

Co liczy się do wkładu. Wkład własny to część kosztu samego kształcenia. Zasady na 2026 rok Grodzkiego Urzędu Pracy w Krakowie, Powiatowego Urzędu Pracy w Wejherowie i Urzędu Pracy m.st. Warszawy mówią wprost, że do wkładu nie wlicza się innych kosztów, które firma ponosi w związku ze szkoleniem pracowników.

Kiedy urząd przekazuje pieniądze. W KFS co do zasady działa prefinansowanie, a nie refundacja: urząd przekazuje środki na rachunek firmy, a firma płaci realizatorowi, czyli dostawcy szkolenia, całą cenę: kwotę z KFS i swój wkład. W przykładowym wzorze umowy ministerstwa urząd wypłaca środki w ciągu 30 dni od podpisania umowy, pod warunkiem że sam otrzyma je z ministerstwa. Gdy realizator żąda zapłaty, zanim urząd przekaże środki, firma może zapłacić z własnych pieniędzy i według wytycznych nie oznacza to wydania środków KFS niezgodnie z przeznaczeniem.

Każde województwo ustala własne poziomy. W projektach regionalnych finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus firma kupuje usługę z Bazy Usług Rozwojowych, a dofinansowanie przyznaje operator wybrany przez województwo. Wkład firmy wynosi od 15 do 50 procent i zależy od wielkości firmy według definicji MŚP, od rodzaju usługi i od kryteriów premiujących, za których spełnienie poziom dofinansowania rośnie.

Pomorskie. W programie regionalnym województwa pomorskiego na lata 2021-2027 nie ma projektów, w których dofinansowanie do usług rozwojowych dostaje firma, bo regionalne bony są tam tylko dla osób dorosłych. Co zostaje firmie z Pomorza, opisaliśmy na stronie dofinansowanie szkoleń dla firm na Pomorzu.

Ponad limity płacicie sami. Województwa i operatorzy ustalają też limity w złotych, na przykład na godzinę usługi albo na uczestnika, a część ceny powyżej limitu firma pokrywa sama, poza dofinansowaniem. W mazowieckim w naborach 2026 roku operator rozliczał usługi jednego uczestnika w całym projekcie do 11 300 zł brutto w regionie mazowieckim regionalnym i do 8 500 zł brutto w regionie warszawskim stołecznym, a w nowej edycji projektów zapowiada 10 000 zł i 13 000 zł na osobę. Jaki limit obowiązuje Waszą firmę i ile wyniesie wkład, liczymy za Was przed złożeniem dokumentów.

Refundacja. W 9 województwach Wasza firma płaci dostawcy całą cenę usługi z własnego rachunku, razem z VAT, jeśli usługa nie jest zwolniona. Po zakończeniu usługi i rozliczeniu operator zwraca dofinansowaną część.

Bon albo przedpłata. W 6 województwach po podpisaniu umowy wpłacacie na rachunek operatora wkład własny, a operator płaci dostawcy po usłudze. Terminy są krótkie. W kujawsko-pomorskim, małopolskim i u obu sprawdzonych operatorów łódzkich brak wpłaty w terminie oznacza anulowanie albo wygaśnięcie umowy, a w śląskim operator może ją wtedy rozwiązać.

VAT w modelu bonowym. Jeśli usługa nie jest zwolniona, a VAT nie jest kosztem kwalifikowalnym, płacicie go osobno: w kujawsko-pomorskim, lubuskim, małopolskim i u ŁARR i ŁSSE w łódzkim bezpośrednio dostawcy, a w opolskim i śląskim jako depozyt na rachunek operatora, razem z wkładem.

Rachunek firmy. W sprawdzonych dokumentach projektów regionalnych nie znaleźliśmy zapisu, który pozwalałby, żeby wkład własny pokrył pracownik, ani takiego, który wprost by to zakazywał. W 8 województwach regulaminy albo wzory umów wymagają jednak zapłaty z rachunku firmy, co w praktyce to wyklucza.

Wkład od dostawcy szkolenia. Zakaz finansowania wkładu przez dostawcę usługi jest w przeczytanych przez nas dokumentach projektów dla firm zapisany wprost w 2 województwach. W warmińsko-mazurskim ma go 1 z 5 operatorów, TECHPAL. W lubuskim firma przy rozliczeniu składa oświadczenie, że dostawca nie zwrócił jej wkładu, a operator ostrzega przed firmami szkoleniowymi, które oferują wpłatę wkładu w zamian za skorzystanie z ich usług, bo może to skutkować niekwalifikowalnością usług. W pozostałych 13 województwach takiego zapisu w sprawdzonych dokumentach nie znaleźliśmy, ale w łódzkim, śląskim, lubelskim i warmińsko-mazurskim nie przeczytaliśmy wszystkich dokumentów.

KFS. Zakaz pokrywania wkładu pieniędzmi od pracowników znaleźliśmy wprost w zasadach jednego urzędu, Grodzkiego Urzędu Pracy w Krakowie. Inne urzędy mogą mieć własne zapisy, dlatego zasady naboru Waszego urzędu sprawdzamy przed złożeniem wniosku.

Jak to wygląda u nas. Wkład własny płacicie Wy, z własnych pieniędzy firmy i przelewem z jej rachunku, czyli tak, jak wymagają sprawdzone przez nas dokumenty.

Zwolnienie z rozporządzenia, od 70 procent. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług zwalnia usługi kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego, gdy co najmniej 70 procent ich finansowania pochodzi ze środków publicznych. Wkład własny firmy jest częścią ceny, więc przy dofinansowaniu 80 procent środki publiczne finansują 80 procent ceny.

Poniżej 70 procent. Gdy dofinansowanie wynosi na przykład 50 albo 60 procent, zwolnienie z rozporządzenia nie przysługuje i usługa jest opodatkowana, chyba że dostawca ma inną podstawę zwolnienia, na przykład z ustawy albo zwolnienie podmiotowe z art. 113 ustawy o VAT.

Limity kwotowe obniżają faktyczny udział. Gdy operator ma też limit w złotych, przy droższej usłudze środki publiczne pokrywają mniejszą część ceny, niż wynika z procentu. W projekcie WARP w Wielkopolsce dofinansowanie wynosi maksymalnie 70 procent, ale co do zasady najwyżej 5 500 zł na pracownika w całym projekcie. Gdy pracownik nie korzystał wcześniej z projektu, przy szkoleniu jednej osoby za 10 000 zł netto dofinansowanie wyniesie więc 5 500 zł, czyli 55 procent ceny netto, i warunek 70 procent nie jest spełniony.

Jak to wygląda w Bazie Usług Rozwojowych. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości przypomniała w komunikacie z 17 marca 2026, że dostawca, publikując Kartę Usługi, czyli opis szkolenia w BUR, nie wie, kto się zapisze, dlatego przy publikacji usługi tego zwolnienia nie da się wybrać. Informacja o zwolnieniu znajduje się ostatecznie na dokumencie księgowym, który dostawca wystawia po usłudze, i może to być dokument ze stawką „zw.”. W jednej usłudze część uczestników może więc być zwolniona z VAT, a część nie.

W projektach regionalnych. W instrukcjach VAT, które przeczytaliśmy, próg liczy się od poziomu dofinansowania danego uczestnika.

To nie jest porada podatkowa. Opisujemy zasady wynikające z przepisów i regulaminów. Jak rozliczyć konkretną fakturę, Wasza księgowość ustala z dostawcą.

Skąd trzy modele. Gdy usługa nie jest zwolniona, bo dofinansowanie jest niższe niż 70 procent albo usługa nie jest kształceniem zawodowym, regulamin projektu rozstrzyga, czy VAT jest kosztem kwalifikowalnym, czyli czy dofinansowanie liczy się od ceny netto, czy brutto. W sprawdzonych regulaminach są trzy modele.

Model 1: VAT nigdy nie jest kosztem kwalifikowalnym. Dofinansowanie liczy się od ceny netto, a cały VAT płaci firma, także gdy nie może go odliczyć. Tak jest w 6 województwach: dolnośląskim, kujawsko-pomorskim, lubelskim (według zasad dla projektów z naboru 2026), śląskim, wielkopolskim i zachodniopomorskim. Ten sam model stosują w łódzkim 2 z 5 operatorów, ŁARR i ŁSSE, a w podkarpackim 3 z 4.

Model 2: VAT kwalifikowalny tylko dla firmy, która nie może go odzyskać. Gdy firma faktycznie poniosła VAT i nie ma prawnej możliwości jego odzyskania, dofinansowanie liczy się od ceny brutto. Firma, która może odliczyć VAT, dostaje dofinansowanie od ceny netto i VAT płaci sama. Tak jest w lubuskim, małopolskim, opolskim, podlaskim, świętokrzyskim i warmińsko-mazurskim.

Dwa zastrzeżenia do modelu 2. W podlaskim umowa dopuszcza kwalifikowalny VAT tylko przy dofinansowaniu nieprzekraczającym 70 procent, a poziomy wynoszą tam 75 i 80 procent. W świętokrzyskim regulamin dopuszcza kwalifikowalny VAT przy braku możliwości jego odzyskania, a wzór umowy mówi tylko o VAT niekwalifikowalnym.

Model 3: VAT kwalifikowalny dla każdej firmy. W sprawdzonych dokumentach tak jest tylko w mazowieckim. Regulaminy obu projektów Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie mówią, że VAT jest kwalifikowalny, a operator refunduje kwotę brutto. Regulaminy nie stawiają warunku braku prawa do odliczenia i nie mówią, czy firma, która odliczy VAT, musi go potem oddać.

Model wynika z regulaminu, nie z Waszego wyboru. Decyduje województwo i operator. Który model obowiązuje Waszą firmę i ile wyniesie VAT po Waszej stronie, sprawdzamy za Was przed złożeniem dokumentów.

Zwykle bez VAT. Gdy KFS pokrywa 70 albo 90 procent kosztów, próg 70 procent jest osiągnięty i szkolenie, które jest kształceniem zawodowym lub przekwalifikowaniem zawodowym, może być zwolnione z VAT. Część urzędów pisze to w ogłoszeniach: Powiatowy Urząd Pracy w Rzeszowie zastrzega, że kwoty we wniosku nie mogą zawierać VAT.

Gdy limit obniży udział. Jeśli limit 200 procent przeciętnego wynagrodzenia na uczestnika obetnie dofinansowanie, udział KFS w cenie może spaść poniżej 70 procent i warunek zwolnienia z rozporządzenia nie jest wtedy spełniony. Przy obecnym limicie, 18 466,26 zł, dzieje się tak, gdy szkolenie jednej osoby kosztuje bez VAT więcej niż 26 380,37 zł. Tak samo może zadziałać roczny limit firmy, gdy zgłaszacie kilka osób. W sprawdzonych dokumentach ministerstwa ten przypadek nie jest opisany wprost, a sposób wpisania kwot do wniosku sprawdzamy wtedy w ogłoszeniu naboru Waszego urzędu.

Zwrot odzyskanego VAT. Jeśli Wasza firma ma prawo odliczyć VAT od usługi kupionej za pieniądze z KFS, przykładowy wzór umowy ministerstwa zobowiązuje ją do zwrotu równowartości odzyskanego VAT na rachunek urzędu w ciągu 30 dni od jego odzyskania. Dniem odzyskania jest dzień złożenia deklaracji, w której firma obniżyła podatek należny, albo dzień wpływu zwrotu na jej konto. Wiąże brzmienie umowy z Waszym urzędem, bo wzór ministerstwa jest przykładowy.

Ten artykuł opisuje, ile płaci firma. Poziomy, limity, wniosek, umowę i rozliczenie w KFS opisują zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego, a operatorów, limity i nabory w poszczególnych województwach strony regionalne, do których prowadzą odnośniki w tabeli.

Które źródło będzie dla Waszej firmy tańsze po doliczeniu wkładu własnego i VAT, sprawdzamy za Was. Oba źródła obok siebie opisuje przegląd źródeł dofinansowania szkoleń dla firm.